ウエストスタート株式会社は、神奈川県横浜市の中小企業診断士による経営コンサルタントです。

前回のブログでは、「会議の事前打合せが必要なのはどんなケースか？」についてお話ししましたが、今回はその逆である「事前打合せが不要なケース」をテーマにしたいと思います。

一般的な会議では、予めアジェンダを作り、各項目と時間進行に沿いながら進めていくでしょう。限られた時間の中でおこなうため、「予定通りスムーズに進めたい」と思うのが普通の考えです。参加者の中に頻繁に話しを脱線するタイプの人がいた際は、途中で注意を促すケースもあるかもしれません。

しかし、この「会議の事前打合せが不要なケース」は、この“脱線”がポイントとなるフリーディスカッションが主体の会議を指します。新商品開発会議や、マーケティング企画会議、現場改善会議など、メンバーでアイディアを出し合いながら進めていく会議では、事前打合せをおこなわない形がベストです。

もし事前に少しでも打合せを実施した場合、どうなるでしょうか？　私自身も経験があるのですが、どうしても会議の方向性が決まってきてしまい、なんとなく脱線しにくい状況になったことを覚えています。その場の“ひらめき”が少なくなり、会議そのものが次第に意味をもたなくなる場合も……！　

アイディアを出し合う会議の場では、何よりも直感が大切です。話が途中で脱線し、その脱線により面白い企画が生まれる場合もあるでしょう。事前打合せがないことで、自然と話しが広がりを見せ、“脱線”が大きな意味をもつようになるのです。

このように「会議の事前打合せが必要なケース」「会議の事前打合せが不要なケース」について、それぞれの会議目的や会議の目指すゴールなどを踏まえ、ぜひ使い分けてみてください。