ウエストスタート株式会社は、神奈川県横浜市の中小企業診断士による経営コンサルタントです。

日々の仕事の中で、「この道具、もう少しこうなっていれば楽なのに」「この順番だと毎回手が止まる」と感じる瞬間は、誰にでもあります。ところが多くの場合、その気づきは口に出されないまま、数日後には本人の記憶からも消えていきます。改善の材料は毎日いちばん手元で生まれているのに、拾われずに流れてしまっているのです。

気づきは「その場」で消えていく

人は覚えたことの大半を、一週間ほどで忘れてしまうと言われます。ある会議でも「先週の夜に何を食べたか覚えていますか」という問いかけに、すぐ答えられた人はほとんどいませんでした。不便さや違和感も同じで、その瞬間は強く感じても、作業が終わればきれいに忘れてしまいます。

経営者の方々からは「意見があるなら言ってくれればいいのに」という声をよく聞きます。しかし言う側からすれば、言葉にするタイミングを逃した気づきは、もう思い出せないのが普通です。声が上がらないのは意見がないからではなく、残しておく手段がないからなのかもしれません。

書くのは「立派なこと」でなくていい

そこで有効なのが、一冊のノートを常に手元に置くことです。ポイントは、書く内容のハードルを思い切り下げること。「使ってみたら、ここが扱いにくかった」「この形なら見やすいのに」「新しく入った人には、この言い方だと伝わった」。その程度の一行と日付で十分です。きれいな文章にまとめる必要もありません。

もう一つは、いつ書くかを本人たちに決めてもらうことです。昼休み、午後の打ち合わせ、帰りの移動中など、書きやすい時間は人によって違います。上から一律に決めるのではなく、「必ず持ち歩く」ことだけを共通のルールにして、書く時間は各自に任せる。自分で決めたことの方が、続く確率はずっと高くなります。

書いた一行を、みんなの改善につなげる

ノートは個人のメモで終わらせず、定例の打ち合わせで共有する時間を設けます。ある人の「使いにくい」は、別の人も感じていることが多いもの。声がそろえば、道具の選び方や準備の仕方、段取りの見直しにつながります。教え方のコツのように、ほかのチームにも広げたい知恵が見つかることもあります。

実際に、互いの気づきを伝え合うようになってから、必要なものの手配漏れや手直しが減ったという声も出ています。「今日は15できた、明日は16を目指す」といった身近な目標を書き添えれば、日々の小さな前進も目に見えるようになります。

改善のアイデアは、会議室で考え込んで生まれるものばかりではありません。毎日の「ちょっと困った」を消さずに残し、持ち寄る。その仕組みさえあれば、一人ひとりの小さな気づきが、組織を少しずつ良くしていく力に変わっていきます。