ウエストスタート株式会社は、神奈川県横浜市の中小企業診断士による経営コンサルタントです。

毎月決まって開いている会議。報告を聞き、意見を交わし、時間になれば解散する。ところが半年ほどたって振り返ると、同じ話題を何度も繰り返していて、何が前に進んだのかがはっきりしない。そんな声を、経営者の方々から伺うことがよくあります。原因の多くは、会議の中身ではなく「始め方」にあります。毎回の会議を、ゼロから始めてしまっているのです。

会議が前に進まないのは「前回」とつながっていないから

多くの会議では、冒頭からその月の報告や新しい議題に入ります。前回何を決めたのか、誰が何を持ち帰ったのかは、参加者それぞれの記憶任せです。記憶は人によってばらつくので、「その件は前にも話しましたよね」「結局どうなったんでしたっけ」というやり取りが生まれ、議論がまた最初からやり直しになります。

一回ごとの会議がどれだけ充実していても、前回との間に線が引かれていなければ、点が並ぶだけで積み上がりません。会議の価値は一回の出来ではなく、回を重ねるごとに何が進んだかで決まります。

冒頭の10分は「前回の振り返り」と「宿題の確認」に使う

積み上げる会議に変える方法は、実はシンプルです。毎回の冒頭を、前回の議事録の確認から始めること。決まったこと、持ち帰ったこと、次回までの宿題を読み上げ、宿題はひとつずつ「終わった・途中・手つかず」を担当した本人に答えてもらいます。

ここで大切なのは、手つかずを責めないことです。なぜ進まなかったのかを尋ねると、時間が足りない、判断の材料がない、そもそも担当が曖昧だった、といった本当の課題が見えてきます。それ自体が、その日に話し合うべき議題になります。宿題の確認は進み具合のチェックであると同時に、組織のどこが詰まっているかを見つける場でもあるのです。

議事録は「次回の台本」として書く

振り返りを機能させるには、議事録の書き方も変える必要があります。発言を細かく残すよりも、「決まったこと」「宿題（誰が・何を・いつまでに）」「次回に持ち越すこと」の三つが一目で分かる形にまとめます。会議の最後の数分でこの三つを全員で読み合わせておけば、受け止め方のズレもその場で直せます。

こうして書いた議事録は、記録というより次回の会議の台本になります。翌月はその台本を開くところから始まるので、議論は自然と前回の続きから進みます。半年、一年と続けるうちに、議事録をたどるだけで会社がどう変わってきたのかが見えるようになります。

会議の回数を増やしたり、時間を延ばしたりする必要はありません。前回とつなぐ一手間を加えるだけで、毎月の会議は「その場限りの話し合い」から「積み上がっていく経営の時間」に変わります。次の会議は、まず前回の議事録を開くところから始めてみてはいかがでしょうか。