ウエストスタート株式会社は、神奈川県横浜市の中小企業診断士による経営コンサルタントです。

複数の拠点を持つ企業の責任者会議に同席していると、毎月同じテーマが繰り返し議題に上がる場面によく出会います。会社として全員に取り組んでほしい施策が、各拠点の「課題」として毎回報告され、毎回「引き続き頑張ります」で終わる。半年たっても状況が変わらない。今回は、こうした停滞がなぜ起きるのか、議論の場をどう整理すればよいのかを考えます。

論点がぼやけるのは「会社の方針」と「拠点の課題」が混ざるから

多くの場合、責任者は自分の拠点の課題を報告する際に、会社から求められている全社共通の取り組みも一緒に書き込みます。すると一人の報告に課題が三つも四つも並び、聞く側はどこに意見を出せばよいのか分からなくなります。報告を受ける経営者にとっても、どこから手をつけるべきかの判断が難しくなります。

本来、全社共通の取り組みは「やるかどうか」を拠点ごとに話し合うものではありません。それが拠点固有の課題と同じ列に並ぶことで、会議は「できていない理由」を毎月説明し合う時間になり、本当に向き合うべき問題に割く時間が削られてしまいます。

全社で決めたことは、議論ではなく「具体的な指示」にする

業績が厳しい局面では、ある程度のトップダウンが欠かせません。ただし「頑張ろう」という呼びかけだけでは人は動きません。どの場面で、誰が、どんな言葉をかけるのかまで具体的に示し、「必ずこうしてほしい」と決めて伝えることが大切です。

とはいえ、完全な一方通行にする必要はありません。「そもそもこの取り組みは必要ないのでは」という意見があれば、そこは聞く。反対する理由があるなら議論し、なければ決めた通りに実行してもらう。この順番をはっきりさせるだけで、働く人の迷いは大きく減ります。

話し合う場には「一番の課題」と「会社への提案」を持ち込む

全社共通の取り組みを議論から外したら、会議で扱うテーマは二つに絞ります。一つは、各拠点がいま最も優先して解決したい課題を一つだけ。もう一つは、現行の社内ルールについて「加えたほうがよいこと」「やめたほうがよいこと」という会社への提案です。提案は任意で構いません。

提案は事前に集め、経営陣が先に検討しておくと、会議の場で「採用する」「今は見送る」「もう少し時間がほしい」と答えを返せます。見送る場合は個別に理由を伝え、納得してもらう。持ち帰りばかりの会議が、その場で物事が決まる会議へと変わっていきます。

決める話と、話し合う話を分ける。それだけで、同じ時間でも会議の密度は大きく変わります。毎月同じ議題が繰り返されていると感じたら、まずは議題の中に「本当は議論する必要のないもの」が混ざっていないか、見直してみてはいかがでしょうか。