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2022年02月28日 [コラム]

定例会議をおこなう意味は何?(その2)

今回のブログでは、前回に続き<定例会議はおこなう意味、必要性>についてお伝えしたいと思います。前回のブログでは、「定例会議の大切さを実感したケースがあった」というところで終わりになっていましたね。さっそく、具体的な内容についてお話ししていきましょう。
▶前回のブログ/定例会議をおこなう意味は何?(その1)

私のあるクライアント先では、2週間に1度、開発部門の各チームリーダーが集う定例会議を開催していました。進めているプロジェクトの進捗や、相談したい案件などを話し合う場になっていましたが、なかなか全員揃うことはなく、やがて月1ペースへ変更されるように…! その結果、何か起きたでしょうか? 理解不足の点や認識の齟齬などが生まれ、ちょっとしたミスが続くようになったのです。

「メンバー全員が社歴も長く、付き合いも長い。リーダーというポジションで各々が忙しい中、会議という時間をわざわざ設けなくても、仕事状況は分かるはず」

当初、リーダーのほとんどが、このような意見をもっていました。しかし、定例会議が月1回になったことで、仕事に支障が出てきたことは明らかでした。そこで私は、思い切って定例会の週1ペースの開催を提案。まずは、1ヶ月のトライアルで実践してみよう、ということになりました。
最初は納得のいかないメンバーもいましたが、2回、3回と開催していくうち、いろいろな変化が生まれます。一番大きかったのは、コミュニケーションが取れていることで、“余計な仕事”がなくなったこと。そう!「定例会の時間がムダ」ではなく、「定例会をした方が、業務の効率があがった」と、その変化に気が付いたのです。

このように定例会議は、“ただ開催すればよい”というものではありません。参加者が意識と目的をしっかりともつことで、大きな効果や意味をもちます。まだ実践していない皆さんは、ぜひこの機会に検討してみてはいかがでしょうか?
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