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2021年04月29日 [コラム]

【コンサル現場から】会議内容を書面にすることの大切さ

突然ですが皆さんは、会議の参加中、「いったい、この会議は何のためにやっているのだろうか?」と、疑問をもってしまった経験はありませんか? 私も会社員時代はもちろん、中小企業診断士になり、お客様先の会議に参加した際にも経験があります。

では、なぜこのような疑問をもってしまうのでしょうか? いくつかの要因があると思いますが、その一つに「会議での議論が空中戦になっている」ことが考えられます。ここでの“空中戦”とは、会議の参加者が、話し合いの内容を文字にすることなく、ただひらすら言葉だけが飛び交っている状態のことを言います。

これは、若手や中堅社員の方が参加する会議に限ったことではなく、部長クラスの方が参加する会議でも、時おり目にする光景です。特に経営計画会議などでは、今後の企業が目指す道やビジョンを話す場となるので、余計に文字にすることが重要になります。

経営計画で決まった方針は、PDCAサイクル(Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善))の流れにのせ、まずは目標を設定し、アクションプランを作る必要があります。だからこそ、会議での内容を文字(書面)にすることがとても大事になるのです。

多くの方は、「もちろん、書面にしていますよ」と答えるかもしれません。しかし、その内容をしっかりと“使えるモノ”にすることも含め、改めて意識してみてはいかがでしょうか?
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